Z doktoratem na ogórki…

Czyli dlaczego rekrutacje się nie udają…

Rekrutacje. Temat znany i lubiany i jakże często dramatycznie w firmach zaniedbywany. My Managerowie doskonale wiemy, że to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania ludźmi. Dlaczego zatem tak duży odsetek procesów rekrutacyjnych w dłuższej perspektywie czasowej kończy się fiaskiem ? Badania prowadzone w Stanach Zjednoczonych pod koniec XX wieku dają przerażający wynik: ponad 30% rekrutacji kończy się porażką firmy lub pracownika w ciągu pierwszych 12 miesięcy od momentu zatrudnienia. Pytanie jak ta statystyka wygląda w Polsce ? Nie udało mi się dotrzeć do żadnych wiarygodnych danych na ten temat, zapewne nikt w naszym kraju nie prowadził jeszcze  powszechnych badań w tym temacie. Spotkałem się natomiast z wewnętrznymi statystykami całkiem dobrze na rynku postrzeganych polskich firm, które mówią o poziomie 25% do 40% fluktuacji kadr, ze źródłowym powodem: błędny dobór pracownika. Czy potrafisz sobie wyobrazić jakie koszty  ponosi 200 osobowa firma, w której na skutek błędów w procesach rekrutacyjnych rotuje 80 pracowników rocznie ? Jaka jest efektywność pracy zespołu, który niemal zawsze składa się z nowych ludzi ? Motywacja do pracy tak rotującego zespołu ? Zapomnij.

Nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie błędów w procesach rekrutacyjnych ale możemy skutecznie minimalizować ich skalę. Jedną z najskuteczniejszych metod jest rzetelne odrobienie pracy domowej zanim jeszcze proces rekrutacyjny się zacznie. A zaczynamy zawsze od pytania: kogo my właściwie szukamy ? Wydawać by się mogło iż takie pytanie powinno zaczynać każdy przemyślany proces rekrutacji. Otóż słowo klucz dla powyższego sformułowania to „przemyślany” a z tym niestety różnie bywa. W dynamicznym środowisku biznesu osoby odpowiedzialne za procesy rekrutacyjne często wpadają w pułapkę automatyzmu. Co gorsze dotyczy to niemal w równym stopniu zabieganych managerów, którzy w pociągu codziennej gonitwy za wynikami próbują wygospodarować czas niezbędny do prawidłowego przeprowadzenia procesu rekrutacji jak i profesjonalnych rekruterów, reprezentujących często renomowane agencje zatrudnienia. W mojej wieloletniej karierze managerskiej sam kilkukrotnie wpadałem w podobną pułapkę. Jako młody manager wychodziłem ze słusznego na pierwszy rzut oka założenia, że skoro zwalnia się pracownik na stanowisku X, do którego, ktoś kiedyś przypisał zestaw kompetencji Y to…no właśnie. Kto powiedział, że ten zestaw kompetencji jest nadal właściwy ? Kto i na jakiej podstawie zdefiniował zadania związane ze stanowiskiem ? W jakim stopniu zdefiniowane kiedyś zadania (kiedy ?) odpowiadają dzisiejszym potrzebom organizacji ? Jak bardzo zmieniło się środowisko biznesowe, w którym nowemu pracownikowi przyjdzie spędzać 1/3 swojego życia ?  W efekcie często szukałem nowego pracownika według klucza, który już dawno przestał otwierać zamki sukcesu.

Dziś z pełnym przekonaniem twierdzę, że każdy nowy proces rekrutacji powinien zaczynać się od redefinicji stanowiska. Odpowiedzi na kilka prostych ale jakże zasadnych pytań są absolutnie niezbędne do zagwarantowania sukcesu w procesie rekrutacji. Stara  prawda, że nawet najdoskonalsze strategie biznesu najczęściej kończą się realizacyjnym fiaskiem jeśli zapisane zostały w oparciu o nieprawdziwe założenia bazowe, w rekrutacjach jest jak najbardziej aktualna i rzeczywista. Zatem definicja aktualnych i przyszłych zadań pracownika, nowa matryca kompetencji zarówno behawioralnych, jak i twardych, przypisanych do danego stanowiska, dają odpowiedź na pierwsze z ważnych pytań: jakiego typu osobowości oraz jakiego zestawu kompetencji szukamy.

Bardzo dobrą metodą, którą sam od wielu lat skutecznie stosuję,  jest modelowanie idealnego pracownika. W jednym z kolejnych artykułów opiszę dokładnie samą metodę modelowania ponieważ uważam ją za kluczową zarówno przy doborze kadr, kształtowaniu systemu edukacyjnego dla pracowników jak i bardzo pomocną przy tworzeniu systemów ocen pracowniczych. Tutaj w największym skrócie: przyjrzyj się pracownikom, swoim lub cudzym, na analogicznych stanowiskach. Znajdź najlepszego z nich i spróbuj określić, jakie cechy osobowe oraz kompetencje zawodowe pomagają mu w sukcesie. Określ również, które z jego cech osobowych przeszkadzają mu w osiąganiu jeszcze lepszych niż dziś rezultatów…i masz już receptę. Już wiesz jakich cech szukać a jakich unikać u kandydatów na nowego pracownika. Ah ! żeby to jeszcze było takie proste…Modelowanie jest niestety równie proste w założeniach co trudne w wykonaniu. Jest też najlepszą gwarancja że szukasz właściwych ludzi na właściwe miejsca.

A jak to wygląda w praktyce dnia codziennego polskich ( i nie tylko) firm ? Kilka przykładów z życia:

Pierwszy: zabiegany Szef – Właściciel średniej wielkości firmy rzuca w biegu do sekretarki: „ Kasiu wrzuć pilnie ogłoszenie na haruj.pl, na handlowca. A co się stało szefie ? Robert się zwolnił, wiedziałem, że się w końcu zwolni. Ostatnio strasznie mi pyskował.” Po godzinie sekretarka łapie szefa wykorzystując chwilę jego słabości (jadł właśnie kanapkę): „Szefie, ale jakiego my handlowca właściwie szukamy, co on ma umieć ? No kurcze, jak to jakiego ?!!! Ma umieć sprzedawać KIEŁBASĘ !!! No Kasiu ! Samodzielności trochę, samodzielności.” No i mamy genialnie przygotowany proces rekrutacji na bardzo ważne dla firmy stanowisko. Można się domyślać jak wielkim sukcesem zakończy się ten proces, szczególnie jeśli rozmowy będzie prowadził bardzo zabiegany szef…

Przykład drugi: duża firma produkcyjna. Dyrektor Zarządzający wzywa do siebie kadrową: „Pani Zosiu sytuacja dojrzała do tego żeby zmienić kierownika wydziału produkcji soku z ziemniaka. Pan Karol nie robi tego co do niego należy, i nie robi tego już od dawna. Niech Pani działa.” Pani Zosia jest bardzo samodzielną kadrową, zaufaną pracownicą szefa. Pracuje w firmie ponad 20 lat, podobnie zresztą jak Pan Karol. Pani Zosia pójdzie teraz do siebie, przepisze z karty stanowiskowej Pana Karola zakres obowiązków sprzed 20 lat po czym przejrzy na portalu haruj.pl ogłoszenia dotyczące stanowisk kierowników wydziałów produkcji soku z ziemniaka i innych soków też. Dopasuje wymagania które znajdzie w ogłoszeniach w zakresie jaki uzna za stosowne i puści ogłoszenie….i już za kilka miesięcy w firmie pojawi się nowy kierownik wydziału, najprawdopodobniej kopia kompetencyjna tego poprzedniego, tego który już dawna się nie sprawdza…

Przykład trzeci to scenka z mojego życia zawodowego. Restrukturyzacja niemożliwie zaniedbanego dużego, prywatnego przedsiębiorstwa. Kilka dni temu zleciłem jednej z topowych w tym kraju agencji rekrutacyjnych poszukiwanie jednego z kluczowych managerów obszaru operacyjnego. Teraz właśnie wychodzę z sali konferencyjnej po bardzo ciężkim spotkaniu z Radą Nadzorczą spółki. To nie są grzeczni chłopcy a ja musiałem im powiedzieć jak bardzo jest źle i jak długo trzeba będzie czekać na „dobrze”. Założę się Drogi Managerze że to znasz, wiesz w jakim stanie umysłu jest manager po kilku godzinach takiego magla. Dzwoni telefon. To mój opiekun-handlowiec-rekruter-doradca personalny. Tak, tak, tam pracują tylko tacy uniwersalni geniusze. Mój rozmówca zadaje wyjątkowo precyzyjne  pytanie: „Jakiego konkretnie człowieka szukamy ?” Ja: „Konkretnie to on musi mieć doświadczenie z linem i bardzo, bardzo twardą dupę”. Chwila ciszy, czekam na jakiś pogłębiony wywiad, w końcu człowieka na kluczową pozycje w firmie szukamy. On: „Ok………dobra to szukamy”. Jak na rekrutera, który żyje z „czytania ludzi”  powalająca empatia i miażdżąca dociekliwość. Czekam do wieczora. Kolejnego telefonu od uniwersalnego geniusza nie było. Żadnych pytań o sytuację w jakiej znajdzie się nowy dyrektor w nowym miejscu, żadnych pytań o główne zadania,  wymagane kompetencje czy oczekiwane cechy osobowości. Mój nisko-empatyczny geniusz-rekruter rozpoczął już poszukiwania człowieka z twardą dupą i doświadczeniem z linem (Lean Manufacturing). Następnego dnia z samego rana wycofałem zlecenie.

Drogi Managerze zrób TO proszę Cię dla dobra swojego, swojej firmy i dla dobra kandydata któremu zapewne nie życzysz źle i nie chciałbyś mu zrobić krzywdy zlecając pracę niezgodną z jego charakterem i kompetencjami. Zrób TO: bardzo starannie przygotuj proces rekrutacji. Zrób to sam jeśli dasz radę wygospodarować odpowiednio dużo czasu albo zleć takie przygotowanie procesowe profesjonalistom. Jeśli tego nie zrobisz w bardzo staranny i przemyślany sposób, każdy kolejny krok w procesie rekrutacji nie ma już żadnego sensu. Jeśli dokładnie nie określisz jakiego profilu osobowego i kompetencyjnego szukasz, w najlepszym wypadku masz szansę znaleźć jakiegoś pracownika z jakimś stopniem dopasowania do wyzwań przed jakimi stanie. Wyniki też zapewne będą jakieś.

Na koniec słów kilka o tytułowym doktorze zatrudnionym do zbierania ogórków. Osobiście nigdzie nie spotkałem się z aż tak skrajnym przypadkiem ale już z wymogiem studiów MBA i 15 lat stażu menedżerskiego w wymogach rekrutacyjnych dla kierownika malutkiego działu sprzedaży w malutkiej firmie miałem do czynienia. W tym przypadku ambitny właściciel małej firmy chciał mieć coś czym mógłby się pochwalić kolegom, których los obdarzył większymi niż jego własny biznesami….Takich przypadków na szczęście jest w polskim biznesie coraz mniej i będzie ich ubywać w tempie wprost proporcjonalnym do tego w jakim polski biznes, wzorując się na doświadczeniach zachodnich cywilizacji będzie oddawał jeden z najważniejszych procesów w życiu każdej firmy w ręce profesjonalnych rekruterów. Ten proces przekazywania kompetencji związanych z budowaniem skutecznych zespołów w ręce profesjonalistów jest w równym stopniu konieczny jak nieunikniony.

To zupełnie tak jak z leczeniem. Dziś już nikt nie myśli o tym by samodzielnie diagnozować i leczyć choroby, może poza przeziębieniem i zespołem wierzgających nóg. Te wyleczy nam telewizja. W trosce o swoje zdrowie i bezpieczeństwo oddajemy leczenie w ręce profesjonalnych lekarzy choć jeszcze 100 lat temu wioskowe babki-znachorki miewały się całkiem dobrze. Zarówno w przypadku kiedy pacjent wyzdrowiał jak i kiedy nie miał tyle szczęścia.

Rekrutacje. Temat znany i lubiany i jakże często dramatycznie w firmach zaniedbywany. My Managerowie doskonale wiemy, że to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania ludźmi. Dlaczego zatem tak duży odsetek procesów rekrutacyjnych w dłuższej perspektywie czasowej kończy się fiaskiem ? Badania prowadzone w Stanach Zjednoczonych pod koniec XX wieku dają przerażający wynik: ponad 30% rekrutacji kończy się porażką firmy lub pracownika w ciągu pierwszych 12 miesięcy od momentu zatrudnienia. Pytanie jak ta statystyka wygląda w Polsce ? Nie udało mi się dotrzeć do żadnych wiarygodnych danych na ten temat, zapewne nikt w naszym kraju nie prowadził jeszcze  powszechnych badań w tym temacie. Spotkałem się natomiast z wewnętrznymi statystykami całkiem dobrze na rynku postrzeganych polskich firm, które mówią o poziomie 25% do 40% fluktuacji kadr, ze źródłowym powodem: błędny dobór pracownika. Czy potrafisz sobie wyobrazić jakie koszty  ponosi 200 osobowa firma, w której na skutek błędów w procesach rekrutacyjnych rotuje 80 pracowników rocznie ? Jaka jest efektywność pracy zespołu, który niemal zawsze składa się z nowych ludzi ? Motywacja do pracy tak rotującego zespołu ? Zapomnij.

Nie jest możliwe całkowite wyeliminowanie błędów w procesach rekrutacyjnych ale możemy skutecznie minimalizować ich skalę. Jedną z najskuteczniejszych metod jest rzetelne odrobienie pracy domowej zanim jeszcze proces rekrutacyjny się zacznie. A zaczynamy zawsze od pytania: kogo my właściwie szukamy ? Wydawać by się mogło iż takie pytanie powinno zaczynać każdy przemyślany proces rekrutacji. Otóż słowo klucz dla powyższego sformułowania to „przemyślany” a z tym niestety różnie bywa. W dynamicznym środowisku biznesu osoby odpowiedzialne za procesy rekrutacyjne często wpadają w pułapkę automatyzmu. Co gorsze dotyczy to niemal w równym stopniu zabieganych managerów, którzy w pociągu codziennej gonitwy za wynikami próbują wygospodarować czas niezbędny do prawidłowego przeprowadzenia procesu rekrutacji jak i profesjonalnych rekruterów, reprezentujących często renomowane agencje zatrudnienia. W mojej wieloletniej karierze managerskiej sam kilkukrotnie wpadałem w podobną pułapkę. Jako młody manager wychodziłem ze słusznego na pierwszy rzut oka założenia, że skoro zwalnia się pracownik na stanowisku X, do którego, ktoś kiedyś przypisał zestaw kompetencji Y to…no właśnie. Kto powiedział, że ten zestaw kompetencji jest nadal właściwy ? Kto i na jakiej podstawie zdefiniował zadania związane ze stanowiskiem ? W jakim stopniu zdefiniowane kiedyś zadania (kiedy ?) odpowiadają dzisiejszym potrzebom organizacji ? Jak bardzo zmieniło się środowisko biznesowe, w którym nowemu pracownikowi przyjdzie spędzać 1/3 swojego życia ?  W efekcie często szukałem nowego pracownika według klucza, który już dawno przestał otwierać zamki sukcesu.

Dziś z pełnym przekonaniem twierdzę, że każdy nowy proces rekrutacji powinien zaczynać się od redefinicji stanowiska. Odpowiedzi na kilka prostych ale jakże zasadnych pytań są absolutnie niezbędne do zagwarantowania sukcesu w procesie rekrutacji. Stara  prawda, że nawet najdoskonalsze strategie biznesu najczęściej kończą się realizacyjnym fiaskiem jeśli zapisane zostały w oparciu o nieprawdziwe założenia bazowe, w rekrutacjach jest jak najbardziej aktualna i rzeczywista. Zatem definicja aktualnych i przyszłych zadań pracownika, nowa matryca kompetencji zarówno behawioralnych, jak i twardych, przypisanych do danego stanowiska, dają odpowiedź na pierwsze z ważnych pytań: jakiego typu osobowości oraz jakiego zestawu kompetencji szukamy.

Bardzo dobrą metodą, którą sam od wielu lat skutecznie stosuję,  jest modelowanie idealnego pracownika. W jednym z kolejnych artykułów opiszę dokładnie samą metodę modelowania ponieważ uważam ją za kluczową zarówno przy doborze kadr, kształtowaniu systemu edukacyjnego dla pracowników jak i bardzo pomocną przy tworzeniu systemów ocen pracowniczych. Tutaj w największym skrócie: przyjrzyj się pracownikom, swoim lub cudzym, na analogicznych stanowiskach. Znajdź najlepszego z nich i spróbuj określić, jakie cechy osobowe oraz kompetencje zawodowe pomagają mu w sukcesie. Określ również, które z jego cech osobowych przeszkadzają mu w osiąganiu jeszcze lepszych niż dziś rezultatów…i masz już receptę. Już wiesz jakich cech szukać a jakich unikać u kandydatów na nowego pracownika. Ah ! żeby to jeszcze było takie proste…Modelowanie jest niestety równie proste w założeniach co trudne w wykonaniu. Jest też najlepszą gwarancja że szukasz właściwych ludzi na właściwe miejsca.

A jak to wygląda w praktyce dnia codziennego polskich ( i nie tylko) firm ? Kilka przykładów z życia:

Pierwszy: zabiegany Szef – Właściciel średniej wielkości firmy rzuca w biegu do sekretarki: „ Kasiu wrzuć pilnie ogłoszenie na haruj.pl, na handlowca. A co się stało szefie ? Robert się zwolnił, wiedziałem, że się w końcu zwolni. Ostatnio strasznie mi pyskował.” Po godzinie sekretarka łapie szefa wykorzystując chwilę jego słabości (jadł właśnie kanapkę): „Szefie, ale jakiego my handlowca właściwie szukamy, co on ma umieć ? No kurcze, jak to jakiego ?!!! Ma umieć sprzedawać KIEŁBASĘ !!! No Kasiu ! Samodzielności trochę, samodzielności.” No i mamy genialnie przygotowany proces rekrutacji na bardzo ważne dla firmy stanowisko. Można się domyślać jak wielkim sukcesem zakończy się ten proces, szczególnie jeśli rozmowy będzie prowadził bardzo zabiegany szef…

Przykład drugi: duża firma produkcyjna. Dyrektor Zarządzający wzywa do siebie kadrową: „Pani Zosiu sytuacja dojrzała do tego żeby zmienić kierownika wydziału produkcji soku z ziemniaka. Pan Karol nie robi tego co do niego należy, i nie robi tego już od dawna. Niech Pani działa.” Pani Zosia jest bardzo samodzielną kadrową, zaufaną pracownicą szefa. Pracuje w firmie ponad 20 lat, podobnie zresztą jak Pan Karol. Pani Zosia pójdzie teraz do siebie, przepisze z karty stanowiskowej Pana Karola zakres obowiązków sprzed 20 lat po czym przejrzy na portalu haruj.pl ogłoszenia dotyczące stanowisk kierowników wydziałów produkcji soku z ziemniaka i innych soków też. Dopasuje wymagania które znajdzie w ogłoszeniach w zakresie jaki uzna za stosowne i puści ogłoszenie….i już za kilka miesięcy w firmie pojawi się nowy kierownik wydziału, najprawdopodobniej kopia kompetencyjna tego poprzedniego, tego który już dawna się nie sprawdza…

Przykład trzeci to scenka z mojego życia zawodowego. Restrukturyzacja niemożliwie zaniedbanego dużego, prywatnego przedsiębiorstwa. Kilka dni temu zleciłem jednej z topowych w tym kraju agencji rekrutacyjnych poszukiwanie jednego z kluczowych managerów obszaru operacyjnego. Teraz właśnie wychodzę z sali konferencyjnej po bardzo ciężkim spotkaniu z Radą Nadzorczą spółki. To nie są grzeczni chłopcy a ja musiałem im powiedzieć jak bardzo jest źle i jak długo trzeba będzie czekać na „dobrze”. Założę się Drogi Managerze że to znasz, wiesz w jakim stanie umysłu jest manager po kilku godzinach takiego magla. Dzwoni telefon. To mój opiekun-handlowiec-rekruter-doradca personalny. Tak, tak, tam pracują tylko tacy uniwersalni geniusze. Mój rozmówca zadaje wyjątkowo precyzyjne  pytanie: „Jakiego konkretnie człowieka szukamy ?” Ja: „Konkretnie to on musi mieć doświadczenie z linem i bardzo, bardzo twardą dupę”. Chwila ciszy, czekam na jakiś pogłębiony wywiad, w końcu człowieka na kluczową pozycje w firmie szukamy. On: „Ok………dobra to szukamy”. Jak na rekrutera, który żyje z „czytania ludzi”  powalająca empatia i miażdżąca dociekliwość. Czekam do wieczora. Kolejnego telefonu od uniwersalnego geniusza nie było. Żadnych pytań o sytuację w jakiej znajdzie się nowy dyrektor w nowym miejscu, żadnych pytań o główne zadania,  wymagane kompetencje czy oczekiwane cechy osobowości. Mój nisko-empatyczny geniusz-rekruter rozpoczął już poszukiwania człowieka z twardą dupą i doświadczeniem z linem (Lean Manufacturing). Następnego dnia z samego rana wycofałem zlecenie.

Drogi Managerze zrób TO proszę Cię dla dobra swojego, swojej firmy i dla dobra kandydata któremu zapewne nie życzysz źle i nie chciałbyś mu zrobić krzywdy zlecając pracę niezgodną z jego charakterem i kompetencjami. Zrób TO: bardzo starannie przygotuj proces rekrutacji. Zrób to sam jeśli dasz radę wygospodarować odpowiednio dużo czasu albo zleć takie przygotowanie procesowe profesjonalistom. Jeśli tego nie zrobisz w bardzo staranny i przemyślany sposób, każdy kolejny krok w procesie rekrutacji nie ma już żadnego sensu. Jeśli dokładnie nie określisz jakiego profilu osobowego i kompetencyjnego szukasz, w najlepszym wypadku masz szansę znaleźć jakiegoś pracownika z jakimś stopniem dopasowania do wyzwań przed jakimi stanie. Wyniki też zapewne będą jakieś.

Na koniec słów kilka o tytułowym doktorze zatrudnionym do zbierania ogórków. Osobiście nigdzie nie spotkałem się z aż tak skrajnym przypadkiem ale już z wymogiem studiów MBA i 15 lat stażu menedżerskiego w wymogach rekrutacyjnych dla kierownika malutkiego działu sprzedaży w malutkiej firmie miałem do czynienia. W tym przypadku ambitny właściciel małej firmy chciał mieć coś czym mógłby się pochwalić kolegom, których los obdarzył większymi niż jego własny biznesami….Takich przypadków na szczęście jest w polskim biznesie coraz mniej i będzie ich ubywać w tempie wprost proporcjonalnym do tego w jakim polski biznes, wzorując się na doświadczeniach zachodnich cywilizacji będzie oddawał jeden z najważniejszych procesów w życiu każdej firmy w ręce profesjonalnych rekruterów. Ten proces przekazywania kompetencji związanych z budowaniem skutecznych zespołów w ręce profesjonalistów jest w równym stopniu konieczny jak nieunikniony.

To zupełnie tak jak z leczeniem. Dziś już nikt nie myśli o tym by samodzielnie diagnozować i leczyć choroby, może poza przeziębieniem i zespołem wierzgających nóg. Te wyleczy nam telewizja. W trosce o swoje zdrowie i bezpieczeństwo oddajemy leczenie w ręce profesjonalnych lekarzy choć jeszcze 100 lat temu wioskowe babki-znachorki miewały się całkiem dobrze. Zarówno w przypadku kiedy pacjent wyzdrowiał jak i kiedy nie miał tyle szczęścia.

Powrót do Biblioteki Mentora